Menggunakan Perkhidmatan Mencetak Buku Di Agensi

April 24, 2013 Leave a comment

Pejabat saya berhasrat untuk menerbitkan beberapa buah buku dan memandangkan kerja-kerja akademik yang terlibat dalam menghasilkan buku-buku berkenaan, pejabat saya lebih cenderung dengan c berkenaan.

Sehubungan itu, saya ingin memohon pandangan mengenai perolehan ini yang melibatkan urusan government-to-government (G2G) dan menggunakan kod objek perkhidmatan percetakan (OS29000). Saya lebih berpendapat bahawa had nilai (pembelian terus/sebut harga/tender) dan syarat-syarat perolehan seperti yang dikenakan kepada pembekal swasta tidak terpakai bagi perolehan secara G2G. Walau bagaimanapun, saya memohon pandangan Unit Audit Dalam mengenai perkara.

Jawapan

Pertamanya tuan perlu pastikan ada kajian pasaran dibuat (jika kuantiti yang dipesan adalah had nilai pembelian terus/ sebut harga/ tender). Ini adalah supaya kos yang dikenakan oleh IPTA tersebut tidak melampaui dari kos yang dikenakan oleh syarikat luar. Oleh yg demikian tuan perlu minta sebut harga sekurang-kurangnya daripada 3 syarikat lain. Kedua dari segi kualiti percetakan dan tempoh penghantaran hendaklah diambil perhatian. Selain itu, tuan perlu menyemak sama ada permohonan pengecualian perlu dibuat daripada pihak perbendaharaan kerana tidak menggunakan Syarikat Percetakan Nasional. Surat Pekeliling Perbendaharaan bil. 3 tahun 2012 adalah berkaitan. Selain itu, saya berpendapat pihak UAD tiada halangan dalam perkara ini.

Jawapan Disediakan Oleh: En. Haffiz Hashim, Juru Audit Kanan, KPT

Tuntutan Tambang Teksi

April 22, 2013 Leave a comment

Saya ingin bertanya, terdapat seorang pegawai telah menjadi urusetia di Karnival Pengajian Tinggi 2013 Zon 9 di Kota Bharu, Kelantan. Pegawai telah menuntut tambang teksi sebanyak RM 1,500.00 untuk kadar pergi dan balik dari rumah pegawai ke kota bharu (perjalanan sehala rm750.00 x 2 = rm 1,500.00).

Beliau juga telah lampirkan justifikasi penggunaan teksi untuk perjalanan pegawai.(alasannya membawa beberapa peralatan yang tidak boleh dibawa melalui kapal terbang iaitu plak alumni,cenderahati VVIP, LCD, laptop dan printer selain daripada itu, kenderaan jabatan tidak disediakan kerana telah penuh ditempah untuk karnival tersebut oleh pegawai lain.Resit teksi juga disertakan)

Jawapan:

Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur bagi menjalankan tugas rasmi, sama ada di dalam atau di luar Ibu Pejabatnya, adalah LAYAK menuntut Tambang Pengangkutan Awam dengan syarat perjalanan tersebut telah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan dan disokong dengan resit . (Rujuk Para 4.11 PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 TAHUN 2003)

Jawapan disediakan oleh: Pn. Hasnira Husin, Pen. Ketua Audit Dalam, KPT

32596_554420784605792_257745574_n

Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal – Ulasan Berkaitan Diploma & Ijazah

April 3, 2013 8 comments

Saya merupakan seorang kakitangan Jabatan Pengajian Politeknik yang bertugas di Agensi A sebagai pensyarah Jabatan Kejuruteraan Awam. Saya memegang jawatan PPPT DH 44(memangku) mempunyai Diploma Kejuruteraan Awam serta Pendidikan dan Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembinaan).

Saya dilantik ke jawatan PPPT DH41 pada 02.04.2007 menggunakkan Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembinaan). Sepanjang tempoh pelantikan hingga ke hari ini saya masih lagi bertugas sebagai pensyarah Jabatan Kejuruteraan Awam iaitu mengajar subjek-subjek kejuruteraan awam seperti (Hydraulik 1 & 2, Bengkel Bata, Mekanik Struktur , Projek Kejuruteraan Awam dan Lukisan Kejuruteraan Awam) yang perlu menggunakan kepakaran dalam bidang kejuruteraan

Selain daripada itu, saya juga menjalankan tugas sampingan dibawah seliaan Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam. Dan saya juga merupakan penyelia bengkel bata dimana secara langsung melibatkan diri dalam bengkel bata.

Pada 08.01.2013, saya dimaklumkan oleh Unit pentadbiran Agensi A bahawa elaun BIPK saya akan diberhentikan mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.17 Tahun 2007 bertarikh 01.01.2008 dan berkuatkuasa mulai 01.07.2012.

Persoalannya, adakah elaun BIPK wajar diberhentikan hanya disebabkan bidang penggajian saya tidak tersenarai dalam senarai kelayakan bidang kejuruteraan awam iaitu Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembinaan)? Sedangkan ijazah saya ini direka untuk menyediakan asas kukuh akademik dan kepakaran professional dalam displin pengurusan pembinaan yang perlu mempelajari subjek-subjek seperti Teknologi Bangunan, Kejuruteraan Awam, Kemudahan Bangunan (Building Services) dan Pengurusan Projek.

Disini juga saya ingin menekankan bahawa saya mempunyai Diploma Kejuruteraan Awam serta Pendidikan yang disenaraikan dibawah bidang kejuruteraan dan diiktiraf oleh Jabatan Perkhidmatan Awam dan saya juga memang menggunakan kelayakan tersebut sepenuhnya untuk menjalankan tugas sebagai pensyarah di dalam bidang kejuruteraan awam.

Saya ingin memohon pandangan audit adakah elaun BIPK saya boleh ditarik semula atas alasan Ijazah Sarjana Muda Sains Pembinaan tidak senarai dalam bidang kejuruteraan awam. Sekiranya saya layak, apakah tindakan lanjut yang wajar saya lakukan

Jawapan

Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal (BIPK) dipanjangkan kepada Skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi yang berkelayakan dalam bidang kejuruteraan, ukur bahan dan seni bina. BIPK layak diberi kepada pegawai yang memenuhi kesemua syarat berikut:-

i. Mempunyai kelayakan/kelulusan yang disyaratkan dalam skim-skim perkhidmatan yang telah ditetapkan sebagai Perkhidmatan Kritikal.
ii. Dilantik sebagai pegawai tetap/ sementara/ kontrak (pegawai kontrak dari dalam dan luar Negara) dalam perkhidmatan-perkhidmatan yang telah ditetapkan sebagai Perkhidmatan Kritikal.
iii. Berada dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan.
iv. Menggunakan kelayakan/kelulusan yang dimilikinya untuk menjalankan skop fungsi bidang tugas skim perkhidmatan yang telah ditetapkan sebagai Perkhidmatan Kritikal.

Pihak Audit berpendapat puan LAYAK menikmati BIPK memandangkan puan memenuhi kesemua 4 syarat di atas dan menurut puan Diploma Kejuruteraan Awam puan disenaraikan di bawah bidang kejuruteraan yang diiktiraf oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Kelayakan/kelulusan yang disyaratkan di bawah skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi merangkumi Diploma dan Ijazah (Rujuk senarai JPA). Manakala Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembinaan) yang puan miliki adalah untuk melayakkan puan dilantik ke jawatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi dalam kategori Kumpulan Pengurusan dan Professional.

Walaupun lantikan puan ke jawatan PPPT gred DH41 adalah menggunakan Ijazah Sarjana Muda Sains (Pembinaan) yang puan miliki, , puan menggunakan kepakaran melalui Diploma Kejuruteraan Awam yang puan miliki untuk menjalankan tugas sebagai tenaga pengajar dan ini bermakna skop fungsi dan bidang tugas puan jatuh dalam Kategori I. (Rujuk Para 4 (a) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 33 Tahun 2007 – Skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi).

Bagi tujuan pengiraan kadar bayaran BIPK pula, kelayakan puan adalah 5% daripada gaji pokok sebulan memandangkan puan memegang jawatan di dalam kategori Kumpulan Pengurusan dan Professional.

Puan boleh memaklumkan kepada Bahagian Pentadbiran dan Kewangan di Agensi A mengenai pandangan Audit. Juga mohon supaya perkara ini diangkat ke JPA untuk pengesahan (confirmation) sebelum tindakan memberhentikan BIPK dan arahan membayar balik elaun BIPK dikeluarkan.

Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal

March 11, 2013 4 comments

Merujuk perkara di atas.
Saya merupakan seorang kakitangan Jabatan Pengajian Politeknik yang bertugas di Politeknik A sebagai pensyarah Jabatan Kejuruteraan Mekanikal.

Sehingga kini, saya memegang jawatan gred DH32 (menggunapakai Diploma Kejuruteraan Mekanikal) dan sedang memangku gred DH42 (menggunapakai Ijazah Sarjana Muda Teknologi Maklumat).

Tarikh lantikan ke gred DH42 (memangku) adalah pada 16.06.2011 dan sehingga kini masih belum disahkan dalam jawatan.

Sepanjang tempoh pemangkuan (hingga ke hari ini), saya masih lagi bertugas sebagai pensyarah Jabatan Kejuruteraan Mekanikal iaitu menjalankan tugas mengajar subjek kejuruteraan mekanikal serta menjalankan tugas sampingan di bawah seliaan Ketua Jabatan Jabatan Kejuruteraan Mekanikal.

Pada 24.12.2012, saya telah dimaklumkan oleh unit pentadbiran bahawa elaun BIPK saya akan diberhentikan bermula dari tarikh pemangkuan.

Pada 18.2.2013, saya telah diarahkan oleh unit kewangan untuk membayar semula elaun BIPK dan dikehendaki membayar lebih kurang RM6,000.00.

Pertanyaan/Masalah;

Adakah elaun BIPK saya boleh ditarik semula atas alasan bidang penggajian saya tidak mengikut senarai kelayakan semasa perlantikan iaitu Ijazah Sarjana Muda Teknologi Maklumat sedangkan bermula pada tarikh lantikan ke gred DH42 (16.06.2011) sehingga hari ini, saya masih lagi menjalankan tugas mengajar subjek kejuruteraan mekanikal dan masih lagi menjalankan tugas sampingan yang diarahkan dan diselia oleh Ketua Jabatan, Jabatan Kejuruteraan Mekanikal.

Sekiranya elaun BIPK saya perlu diberhentikan dan perlu membayar semula elaun BIPK bermula dari tarikh lantikan 16.06.2012, bagaimanakah penggajian saya sepanjang tempoh berkenaan?

Jawapan:

Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal (BIPK) dipanjangkan kepada Skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi yang berkelayakan dalam bidang kejuruteraan, ukur bahan dan seni bina. BIPK layak diberi kepada pegawai yang memenuhi kesemua syarat berikut:-

i. Mempunyai kelayakan/kelulusan yang disyaratkan dalam skim-skim perkhidmatan yang telah ditetapkan sebagai Perkhidmatan Kritikal.
ii. Dilantik sebagai pegawai tetap/ sementara/ kontrak (pegawai kontrak dari dalam dan luar Negara) dalam perkhidmatan-perkhidmatan yang telah ditetapkan sebagai Perkhidmatan Kritikal.
iii. Berada dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan.
iv. Menggunakan kelayakan/kelulusan yang dimilikinya untuk menjalankan skop fungsi bidang tugas skim perkhidmatan yang telah ditetapkan sebagai Perkhidmatan Kritikal.

Pihak Audit berpendapat tuan LAYAK menikmati BIPK memandangkan tuan memenuhi kesemua 4 syarat di atas dengan andaian bahawa Diploma Kejuruteraan Mekanikal tuan adalah di bawah senarai bidang kejuruteraan yang diiktiraf oleh Jabatan Perkhidmatan Awam. Kelayakan/kelulusan yang disyaratkan di bawah skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi merangkumi Diploma dan Ijazah (Rujuk senarai JPA). Ijazah Sarjana Muda Teknologi Maklumat yang tuan miliki adalah untuk melayakkan tuan dilantik ke jawatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi dalam kategori Kumpulan Pengurusan dan Professional.

Walaupun tuan kini telah dilantik ke gred jawatan DH42, iaitu kenaikan pangkat dari Kumpulan Sokongan kepada Kumpulan Pengurusan dan Professional, tuan masih menggunakan kepakaran tersebut dengan menggunakan Diploma Kejuruteraan Mekanikal yang tuan miliki untuk menjalankan tugas sebagai tenaga pengajar dan ini bermakna skop fungsi dan bidang tugas tuan jatuh dalam Kategori I. (Rujuk Para 4 (a) Pekekliling Perkhidmatan Bilangan 33 Tahun 2007 – Skim Perkhidmatan Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi).

Walaubagaimanapun bagi tujuan pengiraan kadar bayaran BIPK, kelayakan tuan kini adalah 5% daripada gaji pokok sebulan dan bukan lagi 10% memandangkan tuan kini memegang jawatan di dalam kategori Kumpulan Pengurusan dan Professional.

Jawapan disediakan oleh : Puan Hasnira Husin, Penolong Ketua Unit Audit Dalam, KPT

Elaun Pensyarah Menggunakan Akaun Amanah

February 25, 2013 Leave a comment

Saya ingin memohon pandangan audit mengenai tatacara pembayaran elaun pensyarah di bawah akaun amanah. Berdasarkan peraturan sedia ada, bayaran saguhati pensyarah adalah sebanyak RM60 @ RM30 per jam. Sekiranya rekod thumb print pensyarh menunjukkan tempoh mengajar contohnya 2jam 45 minit sahaja, adakah bayaran dikira sebagai RM60/RM30 X 3 jam ATAU RM60/RM30 X2.45 sahaja?

Pensyarah boleh dibayar elaun tersebut berdasarkan kelayakkan.
Tempoh jam yang boleh diambilkira adalah berdasarkan genap kepada tiap-tiap 15 minit.

Contoh:

Jika pensyarah tersebut mengajar bagi tempoh 2 jam 50 minit.
Tempoh mengajar yang boleh diambilkira adalah 2 jam 45 minit.

Jawapan disediakan oleh : Encik Zulkifli Bin Abdul Manan, Juru Audit Kanan KPT

Motivasi

Penarafan Indeks Akauntabiliti

February 3, 2013 Leave a comment

Mulai tahun 2007, Jabatan Audit Negara telah melaksanakan Audit Rating System yang berasaskan kepada Indeks Akauntabiliti (IA). Ia dilaksanakan bagi menilai sejauh mana pengurusan kewangan Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan/ Majlis Agama Islam (Agensi) telah mematuhi segala undang-undang dan peraturan kewangan Kerajaan. Aspek-aspek pengurusan kewangan yang diberi penilaian adalah seperti berikut:- .

  • Kawalan Pengurusan Organisasi
  • Kawalan Bajet
  • Kawalan Perbelanjaan
  • Pengurusan Kumpulan Amanah, Akaun Amanah/Deposit
  • Pengurusan Aset dan Inventori
  • Pengurusan Pelaburan
  • Pengurusan Pinjaman
  • Penyata Kewangan

    Pada tahun 2008, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia mendapat tempat ke 7 dari 27 kementerian manakala pada tahun 2009, KPT di kedudukan ke 20 dari 25 Kementerian yang dinilai.

  • Pada tahun 2010, Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia mendapat tempat ke 9 (markah 92.9) dari 25 kementerian manakala pada tahun 2011, KPT mendapat tempat ke 11 (markah 92.3) dari 25 Kementerian yang dinilai.

    Perbandingan boleh dilihat pada jadual berikut (tahun 2011 di sebelah kanan dan tahun 2010 sebelah kiri)

    AI 2011

    Manakala penarafan AI Jabatan Pengajian Tinggi (JPT), Jabatan Pengajian Politeknik (JPP) dan Jabatan Pengajian Kolej Komuniti (JPKK) bagi tahun 2011 adalah seperti berikut:

    JPP dan JPKK

    Sumber rujukan: Jabatan Audit Negara (https://www.audit.gov.my/2012-10-04-09-12-39/persekutuan)

    Sumber Rujukan : Jabatan Audit Negara

    Elaun Perumahan Wilayah

    January 16, 2013 Leave a comment

    Dimaklumkan seorang kakitangan Gred DH44 telah bertukar masuk ke Agensi A pada 1.3.2012. Semasa beliau melapor diri tersebut, beliau telah memohon untuk tinggal di kuarters Agensi A. Beliau hanya tinggal satu bulan sahaja di kuarters tersebut dan selepas itu beliau telah memohon untuk tinggal di luar. Beliau telah memohon EPW pada tarikh 31.3.2012 iaitu tarikh beliau berpindah keluar dari kuarters untuk menyewa di luar.

    Layakkah pegawai dibayar EPW?
    Bilakah tarikh beliau layak dibayar EPW, adakah tarikh bertukar masuk ke Sabah iaitu pada 1.3.2012 atau tarikh beliau mula berpindah ke rumah sewa iaitu pada 31.3.2012?

    Mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11 tahun 2001, EPW dibayar kepada pegawai mulai dari tarikh pegawai tersebut melapor diri di wilayah baru. Tetapi sekiranya beliau menduduki kuarters Kerajaan atas nama beliau (seperti pertanyaan puan), maka beliau tidak layak dibayar EPW pada bulan tersebut. Sekiranya beliau berpindah ke rumah sewa beliau layak di bayar EPW iaitu mulai bulan April 2012.

    Jawapan disediakan oleh: En. Hafiz Hashim, Juruaudit Kanan KPT

    Follow

    Get every new post delivered to your Inbox.

    Join 68 other followers