Archive

Archive for the ‘Pengurusan Kontrak’ Category

Pembelian Baju Koperat dan Perlepasan Bon Pelaksanaan

May 29, 2012 Comments off

soalan 1:

Disini saya ingin mengetahui sama ada boleh tak pembelian bagi baju korporat/pakaian rasmi staf di bayar menggunakan duit peruntukan ABM sedia ada bagi sesuatu program yang ingin dilaksanakan seperti Hari Inovasi, hari Konvokesyen, Hari Keusahawanan dan lain-lain. Adakah terdapat di dalam mana-mana pekeliling yang berkaitan perkara tersebut.

Jawapan:
Merujuk kepada pertanyaan puan, pembelian baju koperat / pakaian tidak dibenarkan. Walau bagaimanapun perkara ini boleh dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan Khas.

Soalan 2 : Satu kontrak Kebersihan kawasan telah ditandatangani dan kontrak kebersihan tersebut telah pun tamat pada Oktober 2011. Pada April 2012, pihak kontraktor telah memohon pelepasan bon tersebut kepada pihak agensi. Bolehkah agensi memberikan pelepasan bon tersebut sekiranya perjanjian ini telah dilaksanakan dengan memuaskan.

Jawapan:
Sila rujuk Arahan Perbendaharaan (AP) 176.2 (c). Mengikut AP tersebut, Bon Pelaksanaan ini akan dikembalikan sesudah kontrak disempurnakan dengan memuaskan. Jadi UAD berpendapat Bon Pelaksanaan boleh di kembalikan jika pihak tuan berpuas hati bahawa kontrak kebersihan telah disempurna dan tiada sebarang tuntutan yang akan dikenakan ke atas kontraktor.

Kontrak Perjanjian Perkhidmatan – Status Kontrak

November 11, 2011 Leave a comment

Soalan:

Kontrak perjanjian perkhidmatan keselamatan kampus sementara yang ada sekarang akan tamat pada april 2012.Jabatan kami akan berpindah ke kampus tetap pada bulan Disember 2011 ….Apakah yang perlu dibuat dengan status kontrak yang ada sekarang? Bolehkah kita arahkan syarikat keselamatan yang ada sekarang untuk menjaga kampus tetap atau pun kita tamatkan kontrak yang ada sekarang?

Jawapan:

Merujuk kepada persoalan yang dikemukakan pada pendapat audit kontrak keselamatan tersebut perlu ditamatkan. (rujuk klausa penamatan perjanjian pada dokumen kontrak). Pihak tuan tidak boleh meminta untuk syarikat tersebut menjaga kampus tetap memandangkan tiada kontrak yang mengikat antara pihak kerajaan dan pihak syarikat tersebut. Ini disebabkan penentuan kerja / spesifikasi kerja / lokasi adalah berbeza yang menidakkan tuan untuk meminta atau mengarahkan syarikat untuk menjaga di kampus tetap. Tuan perlu membuat perolehan baru.

Untuk makluman tuan,

Kampus tetap mungkin lebih luas dan memerlukan pegawal keselamatan untuk membuat rondaan di beberapa tempat atau bangunan yang berisiko. Dari segi bilangan pegawal keselamatan mungkin lebih ramai diperlukan disebabkan kawasan luas. Peralatan yang lebih diperlukan seperti watchman clock, walkie-talkie, cotar, baju hujan dan lampu picit.

Perjanjian yang telah dibuat adalah berdasarkan spek kampus sementara. Oleh yang demikian pada pendapat Audit bagi memastikan perkhidmatan kawalan keselamatan dapat dijalankan dengan berkesan dan cekap, tuan perlu menyediakan spesifikasi kerja yang lebih terperinci bagi disesuaikan dengan keadaan dan suasana di kampus tetap baru nanti.

Persetujuan untuk menamatkan kontrak awal dari yang tertulis dalam dokumen kontrak adalah melibatkan persetujuan kedua pihak atau kerajaan berhak menamatkan kontrak lebih awal berdasarkan notis awal yang diberi (sila rujuk maklumat kontrak sepertimana ianya dinyatakan).

Jika terdapat percanggahan maklumat yang diberikan ini, maka maklumat dari pejabat Ketua Penasihat Undang-Undang adalah terpakai.

Format Perjanjian – Adakah Seragam dan Perlu Disemak Setiap Kali?

November 3, 2011 Leave a comment

Soalan:

Saya ingin bertanya, adakah format perjanjian untuk perkhidmatan keselamatan dan pembersihan kawasan bagi semua jabatan seragam/sama? Di manakah boleh saya mendapatkan format perjanjian yang diakui/disahkan benar formatnya mengikut apa yang dikehendaki.

Jawapan:

Persoalan yang tuan bangkitkan bolehlah dirujuk kepada Arahan Perbendaharaan 204 iaitu syarat-syarat Kontrak.

“Jika sesuatu syarat perjanjian telah disemak dan diluluskan oleh Peguam Negara atau Penasihat Undang-undang bagi kegunaan am, pegawai yang diberi kuasa bolehlah melaksanakannya tanpa merujuk semula untuk nasihat undang-undang selanjutnya. Nasihat dari Peguam Negara atau Penasihat Undang-undang adalah perlu sekiranya:

(i) Dibuat pindaan matan ke atas sesuatu bentuk kontrak tertentu;
(ii) Kontrak walaupun kecil nilainya tetapi mengandungi implikasi undang-undang; atau
(iii) Sesuatu kontrak memasukkan prinsip-prinsip atau dasar baru atau kontrak bagi sesuatu jenis perkhidmatan yang belum pernah dikontrakkan.

Oleh yang demikian:

Setakat ini tiada format perjanjian yang seragam/sama disediakan. Cuma dokumen – dokumen perjanjian yang ada sekarang telah disahkan oleh Unit Penasihat Undang-Undang (PUU) KPT. Format perjanjian yang telah disahkan boleh didapati di Jabatan Pengajian Politeknik (JPP) atau di Unit PUU KPT.

Penyambungan Kontrak Pembersihan

October 12, 2011 Leave a comment

Soalan:

Sekiranya kontrak perkhidmatan pembersihan selama 2 tahun telah pun tamat, bolehkah kontrak tersebut disambung dari bulan ke bulan selama 2 bulan sahaja atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.

Jawapan:
Surat penyambungan hendaklah ditandatangan oleh Ketua PTJ sepertimana pegawai yang dibenarkan menandatangani kontrak.Sila pastikan klausa berkaitan penyambungan kontrak ada di dalam dokumen kontrak.

Pertanyaan Berkaitan Kontrak Keselamatan, E-bidding dan penyelenggaraan

August 10, 2011 Leave a comment

Soalan:

1) Sekiranya kontrak keselamatan dibuat secara sebutharga dan jumlahnya adalah sebanyak RM 133,000 (contoh)…Bolehkah kontrak tersebut dilanjutkan?….Sekiranya dilanjutkan, jumlahnya akan melepasi syarat sebutharga (RM 200,000)….sepatutnya tender dibuat….minta penjelasan…

2) Sekiranya dalam kontrak keselamatan, gaji pengawal keselamatan adalah sebanyak RM 1,000…tetapi secara realitinya, gaji PK cuma dibayar sebanyak RM 600….bolehkah pihak agensi kerajaan mengarahkan syarikat kawalan keselamatan supaya mengikut gaji yang telah ‘dijanjikan’ dalam borang tender/sebutaharga?

3) E-bidding….menurut penjelasan dari kawan, pihak agensi kena membuat e-bidding dulu, sekiranya syarat e-bidding tidak dipenuhi barulah sebutharga dibuat? betulkah pernyataan tersebut?…kalau terus buat proses sebutharga, boleh?

4) Lampu kenderaan kerajaan pecah, bolehkah dimasukkan ke dalam penyelenggaraan dan pembaikan kecil?

5) Sekiranya ingin membuat tiang bendera, objek manakah yang sesuai?

Jawapan:

1) Kontrak keselamatan biasanya diikat bagi tempoh 1-3 tahun. Kontrak boleh dilanjutkan dan sekiranya dilanjutkan, jumlahnya tidak akan melebihi RM500,000 setahun. Untuk makluman tuan, nilai yang perlu melalui proses tender ialah RM500,000.00 dan ke atas [SPP 5/2009] (bukannya RM200,000 sepertimana soalan yang diajukan). Perkara mengenai perlanjutan ini perlu juga dimasukkan dalam syarat kontrak.

2) Mengenai bayaran gaji pegawai keselamatan yang berbeza dengan kontrak, mungkin pihak syarikat mempunyai potongan-potongan tertentu bagi setiap pegawai keselamatannya. Pihak tuan perlu mendapat maklumat terperinci dahulu mengenai bayaran gaji pengawal keselamatan dan apakah potongan yang dibuat untuk tujuan pematuhan kepada kontrak. Pihak jabatan tidak mempunyai kuasa untuk menyiasat akaun syarikat.

3) Tidak betul pernyataan yang tuan nyatakan. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 tahun 2009 menyatakan seperti berikut:-

“Modul eBidding telah dibangunkan di dalam sistem eP dan dilaksanakan secara perintis di beberapa Kementerian mulai tahun 2006 bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan. eBidding merupakan satu modul tambahan di bawah sistem eP yang memberi pilihan kepada Kementerian/Jabatan yang eP enabled untuk mendapatkan bekalan/perkhidmatan dengan lebih cepat dan kos efektif daripada pembekal yang eP enabled. Melalui eBidding beberapa pembekal bersaing secara interaktif melalui internet dengan menawarkan harga tawaran terbaik yang menguntungkan Kerajaan.”

SPP ini menjelaskan bahawa eBidding adalah satu tatacara perolehan baru yang dibuat melalui sistem eP. Jabatan tuan boleh melaksanakan perolehan melalui eBidding sekiranya mencukupi syarat-syarat yang ditetapkan dalam SPP ini.

4) Lampu kenderaan yang pecah BOLEH dikenakan di bawah kod Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil.

5) Membuat tiang bendera yang berharga kurang drp RM1,000 boleh dikenakan di bawah kod 27199.

Sebarang pertanyaan tambahan bolehlah menggunakan ruangan Comment (Leave a comment) yang disediakan atau emelkan pertanyaan anda ke audit@mohe.gov.my

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 68 other followers